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Funktionalitäten MSC

Freitag, 06 Februar 2015 › Datenschutz bei der Nutzung des Maklerservicecenters


Sehr geehrter Damen und Herren,

auch bei der Nutzung des MSC und seinen Funktionen ist es wichtig den Datenschutz zu beachten, um eine eventuelle Beschwerde bzw. Klage eines Kunden zu vermeiden. Hierzu möchten wir Ihnen ein paar praktische Tipps geben:

1. Verschicken Sie die Depotübersicht, Quartalsberichte, etc. per E-Mail nur verschlüsselt. Die Aktivierung des E-Mail Kennwortschutzes finden Sie unter dem Pulldown Menü Daten/Einstellungen/Standardwerte Kunden, unter dem Reiter Allgemein auf der rechten Seite in der Mitte. In der Kundenebene finden Sie diese auch unter Daten/Einstellungen.

2. Achten Sie bitte bei der Erstellung einer Order z.B. auf die Einstellung "Bitte ziehen Sie den Betrag von dem Ihnen bekannten Konto ein". Damit verhindern Sie den Aufdruck der Bankverbindung auf die Order. Sollte sich dies nicht vermeiden lassen, faxen Sie die Order an die angegebene Faxnummer bzw. scannen Sie die Order ein und laden diese unter Daten/PDF Datei Upload in das MSC. Die Order wird dann revisionssicher über Fax bzw. direkt in die Server der Gesellschaften geschickt.

3. Der sicherste Weg, um Informationen bzw. eine Order dem Kunden zur Verfügung zu stellen, ist die App Depotblick mit der elektronischen Unterschrift. Schicken Sie Ihren Kunden einen Zugang zu dieser App über das MSC. Sie finden diese Möglichkeit in der Kundenebene unter Kommunikation/Kunden App zusenden. Dem Kunden wird per E-Mail die Nutzerkennung geschickt und per SMS das Eingangspasswort. Alle Informationen zur Nutzung der App finden Sie und Ihre Kunden unter www.depotblick.info.

4. Auf Grund der vertraglichen Richtlinien mit den Plattformen und gesetzlichen Notwendigkeiten sind wir verpflichtet, den vom Kunden unterschriebenen Antrag in Kopie im MSC abzuspeichern. Daher erlauben Sie uns noch ein Hinweis zur sicheren und wesentlich schnelleren Verarbeitung Ihrer Depoteröffnungen.

Bitte nutzen Sie immer die Anträge aus dem MSC. Nach dem Abschluss aller Eingaben und dem Speichern des Antrages sollte an der linken oberen Ecke ein Geprüft-Stempel erscheinen. Nach Unterschrift durch den Kunden, bitte den Antrag über Daten/PDF Datei Upload in das MSC hochladen und diesen direkt an die Gesellschaft schicken. Diese Anträge müssen nicht über unser Büro eingereicht werden!

Wenn der Geprüft-Stempel nicht erscheint, fehlen Angaben! In diesem Fall ergänzen Sie die Angaben bitte handschriftlich. Nach Unterschrift durch den Kunden bitte den Antrag über Daten/PDF Datei Upload in das MSC hochladen. Dadurch werden die Anträge bei uns geprüft und Sie erhalten noch am gleichen Tag eine E-Mail mit einem Schreiben an die jeweilige Gesellschaft, dass der Antrag direkt dorthin geschickt werden kann. Diese Anträge müssen nicht über unser Büro eingereicht werden!

Sollten Sie einen Antrag ohne Barcode (Originalantrag) einreichen wollen, ist es zwingend notwendig einen Umsatzbegleitschein im MSC zu erstellen. Diese können Sie z.B. in der Kundenliste generieren: nach dem Suchen des Kunden, finden Sie auf der linken Seite, rechts neben dem Q, das Symbol mit dem Blatt Papier für ein "Deckblatt zum Einscannen anlegen". Bitte klicken Sie auf dieses Symbol, wodurch sich ein Fenster öffnet. Im unteren Teil des Fensters befindet sich der Punkt Umsatzbegleitschein. Nach dem Erstellen des Umsatzbegleitscheins und dem Ausdruck, legen Sie dieses bitte auf den Antrag und scannen diesen zusammen ein. Anschließend die PDF ebenfalls über Daten/PDF Datei Upload hochladen. Der Antrag wird bei uns wie oben beschrieben geprüft und Sie erhalten das jeweilige Bestätigungsschreiben. Auch bei diesem Verfahren müssen die Anträge nicht über uns eingereicht werden!

Gerne können Sie nach wie vor Ihre Anträge in unser Büro schicken. Bitte reichen Sie keine Anträge ohne Barcode bzw. Umsatzbegleitschein. Gerne können auch wir den Umsatzbegleitschein für Sie erzeugen und laden die Dokumente in das MSC. Für die Erstellung würden wir uns jedoch erlauben, Ihnen eine Dienstleistungspauschale von z.Z. 5,00 € zzgl. gesetzl. MwSt. pro Antrag zu berechnen.

Die Anträge, die Sie uns per Post zukommen lassen, bitten wir Sie nicht zusammen zu tackern, sondern nur mit Büroklammern zu versehen. Dadurch ermöglichen Sie uns eine schnellere und reibungslose Bearbeitung der Dokumente.

Mit herzlichen Grüßen

FondsKonzept AG


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